Allperf Demat Hotel


Allperf Démat ' Hôtel, la solution de dématerialisation pour les hôtels.

La solution ALLPERF DEMAT HOTEL, contribue à supprimer au maximum l’utilisation de l’impression sur papier et l’archivage de celui-ci tout en augmentant la productivité des équipes.

 Le client effectue sa réservation auprès de l'hôtel, ses coordonnées sont saisies dans le système informatique de l'hôtel (Opéra, Fidélio, ...).

 Le document « Check In » est édité à partir de votre système vers une imprimante AllPerf PDF qui le transmet automatiquement au serveur AllPerf Démat Hôtel et est affiché immédiatement sur la tablette graphique à disposition du client.

 AllPerf Démat Hôtel fait de la lecture automatique de document afin d’extraire les informations du client et créer le lien dans la base de données de Demat Hôtel

 
Le client prendra connaissance des informations qui y sont portées (ses coordonnées, les dates de son séjour,...).

 A l'aide d'un stylet, il pourra, directement sur la tablette, l'annoter, le compléter et le signer.

 Ce fichier sera classé dans une base de données, en fonction des critères qui seront choisis par l’hôtel (numéro de la chambre, nom du client, date du séjour, ....).

 
A la sortie du client, le document « Check Out », est également édité sur la tablette, et sera vérifié par le client, il pourra sur la tablette, l'annoter ou rayer une ligne de la facture, s'il conteste une prestation.

 Le réceptionniste éditera la facture, qui tiendra compte des observations du client, ce dernier la signera sur la tablette et l'hôtel apposera une signature électronique, à l'aide de la solution Allperf PDFSign

 Après apposition de cette signature électronique, le PDF n'est plus modifiable.

 Le moyen de paiement utilisé par le client (chèque, carte bleue ou autre) est ensuite scanné (fonction à mettre en place plus tard) et la facture est envoyée par mail au client.

 Enfin, tous ces documents seront rattachés entre eux et archivés dans une base de données (Check In, Check Out, Facture annotée, facture définitive et le scan du règlement).

  

Garantie et conformite de la solution

La solution de signature électronique ALLPERF PDF SIGN, conforme aux recommandations de la DGI, à la législation française et européenne, possède la même valeur que votre signature manuscrite. Elle s'effectue au moyen d'un certificat électronique de classe III.

  Comme gage de confiance et de qualité, ALLPERF fait partie du réseau mondial des Chambres de Commerce, la World Chamber Trust, notre solution fait partie intégrante du portail mondial des CCI Worldchambers.

Avantages de la solution

 ALLPERF DEMAT HOTEL présente de nombreux avantages:

     - Une recherche documentaire dans les archives très rapide et très simple (numéro de la chambre, nom du client, date de séjour,...),

    - Une réduction des coûts fixes de plus de 80% (suppression des factures et des documents papier, absence de traitements manuels),

    - Une réduction des litiges,

    - Un meilleur contrôle du processus de la facturation,

    - Une gestion automatique de la signature électronique et de l’archivage,

    - Un gain de place en terme d'archivage, plus de problèmes de perte, de vol ou de détérioration des documents,

         En option: un accès en ligne immédiat des factures par vos clients.

Mise en place de la solution

La mise en œuvre de la solution ALLPERF DEMAT HOTEL se fera en phase avec les besoins et les exigences de nos clients, grâce à notre équipe compétente d'ingénieurs, qui vous accompagnera depuis la phase initiale de la rédaction du cahier des charges, jusqu'à la phase finale des tests.

 La solution ALLPERF DEMAT HOTEL est très simple à implémenter, puisqu'elle intervient à la sortie de votre système informatique, vous pourrez changer de logiciel de gestion ou le faire évoluer, sans aucune nouvelle intervention de notre part.

 La même solution peut être utilisée par tous les hôtels du groupe car indépendante du logiciel de gestion hôtelière ou d’une version précise de logiciel. Cela apporte une souplesse d’utilisation qui n’impose pas de changer la totalité de l’existant pour passer à la dématérialisation des documents.